Tin tức

Các lỗi thường gặp khi viết báo cáo

Viết báo cáo là một trong những công việc không thể thiết trong quá trình quản lý tại các tổ chức, doanh nghiệp. Ý nghĩa của các báo cáo đem lại chính là ở tính thông tin của nó đối với quá trình ra quyết định của các cơ quan, tổ chức. Có lẽ mỗi người trong chúng ra đều đã từng làm một bản báo cáo, từ nhỏ đến lớn. Tuy nhiên có những lỗi phổ biến mà rất nhiều người mắc phải. Hãy cùng khám phá để rút cho mình những kinh nghiệm quý giá khi làm báo cáo nhé.

Lỗi ngôn ngữ, văn phong

Các lỗi thường gặp là sai lỗi chính tả, dùng từ không phù hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng ta,… các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo. Cũng có các trường hợp dùng từ lủng củngm không toát ý, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lỗi này, người viết báo cáo nên nêu các câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ khiến khai ý của câu chủ đề đó. Như vậy, báo cáo của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và đủ ý.

Lỗi nội dung

Có nhiều báo cáo không nêu bật được những công việc đã thực hiện mà viết những vấn đề không đúng trọng tâm, ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo. Do đó, trước khi bắt tay vào viết báo cáo, bạn cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý để triển khai nội dung báo cáo.

Lỗi định dạng

Nhiều báo cáo bị lỗi về việc sử dụng font chữ. Loại font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi bạn cần mô tả các đoạn mã nguồn thì phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco (trên Mac OS).

Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng

Một lỗi phổ biến khi viết báo cáo đó là viết một đoạn quá dài mà không có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo khác lại sử dụng dấu câi tùy tiện hoặc thiết khoảng trắng khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là không đặt khoảng trắng ở trước và sau các dấu câu, dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm mà nên có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kì. Hay đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.

Lỗi đánh số mục lục

Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán. Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp hoặc đánh số không theo thứ tự. Một số báo cáo tạo ra các mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTeX hoặc chức năng Style của Microsoft Word.

Lỗi hình ảnh, bảng biểu và công thức

Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh hoạt cho những nhận định của báo cáo trơe nên rõ ràng, minh bạch và tạo sức thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp phải các lỗi như không liên qua đến nội dung, không rõ ràng và không được giải thích cụ thể… Có điều này bởi lẽ các hình ảnh, bảng biểu này được đưa vào báo cáo chỉ để lấp đầy khoảng trống, khiến cho người đọc không hiểu nội dung này nhằm mô tả điều gì, muốn nói cái gì.

Trong nhiều báo cáo khác, các bảng biểu, hình ảnh không được đánh số cũng dễ gây ra sự nhầm lẫn, tạo nên sự khó khăn cho người đọc. Các bạn có thể khắc phục lỗi này bằng cách đánh số, đặt tên cho hình, bảng biểu để người đọc dễ theo dõi.

Ngoài ra, chất lượng hình ảnh, bảng biểu cũng là một vấn đề cần được quan tâm. Nhiều trường hợp hình ảnh, bảng biể được chụp từ các báo cáo khác hay lấy từ các nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, không đọc được nội dung chi tiết. Tốt nhất, bạn nên vẽ lại hoặc tìm hình ảnh khác đạt chất lượng tốt hơn.

Những lỗi phổ biến trên hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn thực sự chú tâm đến nội dung, hình thức báo cáo của mình. Hoặc bạn có thể tham khảo ý kiến của đồng nghiệp và cấp trên trước khi gửi báo cáo đến các lãnh đạo cấp cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có. Chúc bạn thành công và có được bản báo cáo như ý.

----***Theo careerlink.vn***----


Đăng ký và tìm công việc mới

Bạn đang tìm việc làm? Hãy đăng nhập miễn phí và tìm kiếm công việc

Ứng tuyển ngay

Bài viết cùng chuyên mục

  • GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN ĐÚNG CÁCH TRONG MỐI QUAN HỆ ĐỒNG NGHIỆP

    Ý kiến khác nhau trong công việc là điều hết sức bình thường và cần thiết để có những thay đổi, sáng tạo, để giải quyết vấn đề cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Nhưng hiểu rõ những tác dụng tích cực của sự khác biệt ý kiến trong công việc khôn..

  • Những điều cần lưu ý khi sử dụng mạng xã hội

    Ngày nay cùng với sự bùng nổ công nghệ thông tin và các thiết bị thông minh, xu hướng sử dụng mạng xã hội – SNS (Social Network Service) ngày càng tăng cao và mỗi người đều sở hữu tài khoản trên nhiều trang mạng xã hội khác nhau. Mạng xã hội giúp ..

  • Kinh nghiệm sử dụng email hiệu quả trong công việc

    Mỗi ngày, các nhân viên văn phòng thường gửi đi rất nhiều email để trao đổi công việc. Đúng là email rất tiện lợi nhưng chỉ cần sơ sẩy một chút cũng có thể gây không ít phiền toái Email giúp lưu trữ tất cả mọi thông tin đã được các bên trao đổi ..

  • Kỹ năng giao tiếp ứng xử với cấp trên thông minh và khéo léo nhất

    Với người sếp thiếu trách nhiệm: Dùng cách ứng xử mềm mỏng Với sếp thường xuyên dùng thời gian làm việc để làm việc riêng, chưa rõ ràng trong công việc thì bạn nên khéo léo từ chối ngay từ đầu. Bạn không thể có đủ thời gian để vừa làm việc chung m..

  • ỨNG XỬ VỚI ĐỒNG NGHIỆP NƠI CÔNG SỞ

    Bạn thử tính xem, một ngày có 24 giờ, và trong 24 giờ đó có bao nhiêu thời gian bạn ở công ty, bao nhiêu thời gian bạn dành cho cá nhân và bao nhiêu thời gian bạn dành cho gia đình. Nếu làm một phép tính nhẩm đơn giản, chắc chắn rằng thời gian bạn ..

Những công việc cập nhật gần đây

Ngành nghề

Nhóm, cấp bậc

Bài viết được xem nhiều

  1. Những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn

    Khi bạn đã đi nhiều cuộc phỏng vấn, bạn sẽ gặp những câu hỏi mà bạn thấy ngờ ngợ rằng mình đã trả lời ở đợt phỏng vấn trước rồi. Thật chất, có những câu hỏi thông thường mà nhà t..

  2. Một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn tiếng Anh

    Một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn tiếng Anh

    Đa số trong chúng ta thường có tâm lý lo lắng khi lần đầu phải phỏng vấn bằng tiếng Anh. Bởi, để vượt qua buổi phỏng vấn bằng tiếng Việt, thuyết phục được nhà tuyển dụng đã khó, còn phỏng vấn bằng tiếng Anh lại c..

  3. Những câu hỏi tình huống thường gặp trong phỏng vấn

    Những câu hỏi tình huống thường gặp trong phỏng vấn

    Việc xử lý những tình huống trong lúc phỏng vấn không phải là dễ. Bạn sẽ bị áp lực về tâm lý, về thời gian. Do đó, bạn khó có thể giải quyết hoàn chỉnh vấn đề trong lúc này. Nhưng nếu biết trước một vài tình ..

  4. Những phương pháp tuyển dụng

    Nhiều công ty thường áp dụng 2 phương pháp dưới đây khi tuyển dụng nhân sự. Ngày nay, với sự hỗ trợ của nhiều phương thức đa dạng, nhà tuyển dụng có nhiều lựa chọn cách thức tuyển dụng để lấp chỗ trống trong công ty. C..

  5. Làm cách nào để viết một sơ yếu lí lịch chuyên nghiệp

    Định nghĩa: Sơ yếu lý lịch (CV) cung cấp thông tin tổng quan về kinh nghiệm và trình độ của một người. Nói cách khác, CV là một đơn xin việc có đầy đủ các thông tin qu..

Bài viết gần đây

  1. GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN ĐÚNG CÁCH TRONG MỐI QUAN HỆ ĐỒNG NGHIỆP

    GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN ĐÚNG CÁCH TRONG MỐI QUAN HỆ ĐỒNG NGHIỆP

    Ý kiến khác nhau trong công việc là điều hết sức bình thường và cần thiết để có những thay đổi, sáng tạo, để giải quyết vấn đề cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Nhưng hiểu rõ những tác dụng tích cực của sự khác biệt ý kiến trong công việc khôn..

  2. Phỏng vấn với người Nhật: Vượt qua rào cản “lý do nhảy việc” – Phần 2

    Phỏng vấn với người Nhật: Vượt qua rào cản “lý do nhảy việc” – Phần 2

    Những ứng viên nhiều lần nhảy việc, muốn chuyên gia nhân sự của các doanh nghiệp Nhật Bản đặt niềm tin vào mình không phải chuyện đơn giản! Bài viết trước đã hướng dẫn cho các bạn cách xây dựng một lý do nhảy việc thuyết phục. Nhưng chỉ vậy e là ..

  3. Phỏng vấn với người Nhật: Vượt qua rào cản “lý do nhảy việc” – Phần 1

    Phỏng vấn với người Nhật: Vượt qua rào cản “lý do nhảy việc” – Phần 1

    Trong buổi phỏng vấn với người Nhật, một ứng viên đã nhiều lần nhảy việc, chắc chắn sẽ không tránh khỏi sự soi mói từ phía nhà tuyển dụng. Đó có thể là những câu hỏi đào sâu về lý do nhảy việc nhiều hay để dò la thái độ đối với công việc của họ. N..

  4. Những bài học thú vị về đạo đức của trẻ em Nhật Bản

    Những bài học thú vị về đạo đức của trẻ em Nhật Bản

    Tại Nhật Bản trẻ em được hưởng một nền giáo dục vô cùng đặc biệt, nhờ điều này mà các bé sớm được trang bị rất nhiều kiến thức bổ ích và trở nên vững vàng hơn so với bạn bè cùng trang lứa ở các quốc gia khác. ① Mẫu giáo Ngay từ khi học..

  5. Những người sếp cô đơn và câu chuyện 3 chữ “T”

    Sếp luôn mặc định bị gạt ra mọi cuộc ăn chơi của nhân viên? Sếp là người “ngoài hành tinh”, “thú dữ”, là nhân vật thứ ba trong câu chuyện phiếm giờ trưa. Có bao giờ bạn suy nghĩ tại sao làm sếp lại bị cô đơn chưa? Và nếu bạn làm sếp, liệu rằng bạn ..

"SEI" – EQ kiểm tra năng lực

/EMOTIONAL INTELLIGENCE ASSESSMENT

Giới thiệu về dịch vụ kiểm tra năng lực "SEI", dịch vụ chỉ ra "Điểm mạnh, điểm yếu" dựa trên đặc tính hành vi và tình cảm của người tìm việc trên cơ sở EQ (Lý thuyết trí tuệ cảm xúc) rồi đưa ra lời khuyên.

sub image2 > Xem chi tiết
yuki
Ứng tuyển ngay